Lotus Notes, à quoi ça sert ?
Gestion du poste Client
Changement de l'utilisateur courant du poste
Déconnecter un utilisateur après n minutes d'inactivité
Changer votre mot de passe
Demander une certification à votre administrateur
Gestion du bureau
Affichage dans les icônes du nombre de documents non lus
Réorganiser les icônes
Créer un onglet dans le bureau
Supprimer un onglet dans le bureau
Modifier le nom de la page de travail
Changer la couleur de l'onglet
Optimiser une page de bureau
Gestion des bases de documents
Ouverture d'une base existante
Ouvrir une base dont l'icône est sur le bureau
Supprimer un icône du bureau
Supprimer physiquement une base
Connaître ou modifier si vous en avez le droit, les droits d'accès sur une base
Réplication d'une base
Création d'une base à partir d'un modèle
Optimisation d'une base
Connaître les utilisateurs de la base
Changer le titre d'une base
Choix d'affichage par défaut lors de l'ouverture de la base
Créer, Supprimer ou Mettre à jour un index
Utilisation du courrier
Lecture du courrier
Envoi de courrier
Répondre à un courrier
Répondre à un courrier avec le contenu du courrier
Page courrier
Utilisation du forum
Créer une question
Répondre à une question
Répondre à une réponse
Visualiser les document par thèmes
Général
GLOSSAIRE
Lotus notes est un outil de création et d'organisation de documents.
Lotus notes est un serveur groupware basé sur la gestion de base de documents,
ce qui permet un partage facile des informations, tout en gardant, une sécurité de droits de communication des documents.
Lotus est particulièrement intéressant par le fait qu'il accepte et traite plusieurs types de documents:
- des documents notes (texte, dossier, graphique, tableau)
- des documents amipro, amidraw, word, wordperfect, 1-2-3, Freelance,
access,
powerpoint 4.x ,excel, powerpoint 7, mac word, mac wordperfect,
pic lotus, pict et pict2, metafile, wordpecfect graphics, bitmap,
CGM,
executable, gif, RTF, txt, zip, jpeg, tiff.
De plus Lotus Notes est intéressant par la facilité
d'accès aux bases. Les bases s'affichent sous forme d'icônes
sur le bureau Notes.
Attention: un poste
client Notes est généralement attribué à
une personne. Plusieurs personnes peuvent utiliser un poste en
effectuant un changement d'utilisateur mais ce n'est pas la fonction
première d'un poste Notes 4.
Sur Notes plusieurs types d'utilisateurs existent :
l'administrateur : qui gère les utilisateurs, le réseau, et les droits au bases de documents,
le concepteur : qui gère le contenu des bases de données,
l'utilisateur : qui lit dans la base et peut créer des
bases de documents personnelles ou ajouter des documents dans
le forum.
Les différentes bases de documents:
Les bases de documents, partagées par tous les utilisateurs, se trouvent sur le serveur et sont crées par le concepteur ou l'administrateur.
Les bases de documents locales ne sont accessibles que par l'utilisateur
du poste, et se trouvent uniquement sur le disque du poste.
En tant qu'utilisateur vous pouvez travailler de plusieurs manières :
- en mode connecté : vous êtes connecté au serveur et vous accédez directement aux bases du serveur.
- en mode deconnecté : vous n'êtes pas connecté
au serveur et vous accédez à vos bases locales ou
aux copies des bases serveurs sur votre poste (réplication).
Plusieurs applications sont courantes :
les applications de type conférence
les applications de type référence
Les applications de type conférence ou forum permettent
d'avoir sur le serveur un espace de dialogue pour tout ou une
partie des utilisateurs.
Les applications de type référence peuvent seulement
être consultées par les utilisateurs et mise à
jour par une ou un groupe de personnes appelé concepteur.
1. Les applications de type conférence ou forum.
Ces applications sont basées sur la création d'une
base de documents sur un serveur. On attribue à cette base
des droits d'accès (comme pour un serveur de fichiers)
puis on met en place un système de réplique que
Notes 4 nous fournit. La réplique est un outil qui permet
de synchroniser deux bases en leur gardant une cohérence.
Cette opération est appelée " Produit
de deux bases ".
| Base client | REPLIQUE | Base serveur | Base client | Base serveur | |
| a | b | =====> | a | b | |
| b | <=====> | c | =====> | b | c |
| c | f | =====> | c | f | |
| d | a | d | a | ||
| f | d | ||||
La réplique se fait à partir du client et peut être à la demande ou programmée.
Avantage de recherche sur une base de documents : il y a
possibilité de créer un index sur une base.
Notes autorise la recherche par index avec synonyme, d'où
un outil de recherche très puissant.
Remarque : même les documents non Notes liés aux
documents Notes sont indexés.
2 . Les applications de type référence
Les Applications de type référence permettent d'avoir
pour un groupe de personnes ou tout le monde, suivant les droits
d'accès, des informations non modifiables. Les deux types
d'accès sont l'accès direct ou l'accès par
réplication (Il est recommandé de faire un répliqua
et de travailler sur le poste client afin de ne pas surcharger
le réseau. Mais pour des postes à faibles mémoire
et disque dur, il est préférable d'exécuter
les recherches sur le serveur ).
la réplique effectue le travail suivant :
| Base client | REPLIQUE | Base serveur | Base client | Base serveur | |
| a | b | =====> | a | b | |
| b | <===== | c | =====> | b | c |
| c | f | =====> | c | f | |
| d | a | d | a | ||
| f | |||||
Fichier Outils Changement Id
Sélectionner le fichier id du nouvel utilisateur.
Entrer son mot de passe.
(La déconnexion force l'utilisateur à ressaisir son mot de passe)
Fichier / Outils /préférences utilisateur
Verrouiller ID après n minutes.
Fichier Outils ID utilisateur
Entrer votre mot de passe.
Définir un mot de passe.
Saisir deux fois le même mot de passe.
Une certification croisée est à demander lorsque
vous accédez à un serveur et que vous voulez accéder
à un autre se trouvant dans un domaine différent,
tout en gardant la possibilité de vous connecter au premier.
Pour savoir si le nouveau serveur est dans le même domaine,
il vous faut poser la question à l'administrateur notes.
Demander une certification croisée :
Fichier Outils ID utilisateur
Demander certification croiser (pour accéder à des serveurs appartenant à plusieurs domaines)
ou
Copier votre fichier .id sur une disquette, et le faire parvenir
à l'administrateur notes du serveur auquel vous voulez
vous connecter.
Une certification est à demander lorsque vous accédez
à un serveur et que vous voulez accéder à
un nouveau tout en gardant la possibilité de travailler
avec vos bases personnelles.
Demander une certification :
Fichier Outils ID utilisateur
Demander certification ( pour changer de domaine)
ou
Copier votre fichier .id sur une disquette, et le faire parvenir à l'administrateur notes du serveur auquel vous voulez vous connecter. Lui faire parvenir votre mot de passe (mais pas avec ou sur la disquette).
Cliquer sur le bureau avec le bouton droit de la souris.
Cocher (Mettre à jour comptes non lus).
Cliquer sur le bureau avec le bouton droit de la souris.
cliquer sur réorganiser les icônes.
Cliquer sur le bureau avec le bouton droit de la souris.
cliquer sur créer une page de travail.
Cliquer sur le bureau avec le bouton droit de la souris.
cliquer sur supprimer une page de travail.
Attention cela supprime tous les icônes de la page.
Cliquer sur le bureau avec le bouton droit de la souris.
Cliquer sur propriétés de l'espace de travail.
Dans l'onglet Onglets
Saisir un nom dans le champ, nom de la page de travail.
Cliquer sur le bureau avec le bouton droit de la souris.
Cliquer sur propriété de l'espace de travail.
Dans l'onglet Onglets
Sélectionner une couleur dans couleur de l'onglet.
(à faire régulièrement si vous faites souvent des modifications, cf. optimisation de base)
Cliquer sur le bureau avec le bouton droit de la souris.
Cliquer sur propriétés de l'espace de travail.
Dans l'onglet i
Cliquer sur optimiser.
Une base de Notes est une base de documents représentée sur le bureau sous la forme d'un icône carré. Les images correspondent aux différents types de bases de documents.
Ex : - une enveloppe : courrier.
- livre ouvert : carnet d'adresses contenant les noms et adresses des boites aux lettres des utilisateurs.
- point d'interrogation et d'exclamation : Forum de discussion.
- une arche : base de documents divers.
- un livre ouvert avec un crayon : un journal des travaux
serveur (JOBLOG).
Fichier Base de documents Ouvrir
Dans le champ nom de serveur mettre :
Local pour une base se situant sur votre propre machine ou
Nom du serveur sur lequel se trouve la base (Ex :VOTRE SERVEUR)
ouvrir
double cliquer sur la base que vous voulez ouvrir.
Résultat :Un icône apparaît sur le bureau.
Ou
Cliquer sur le bureau avec le bouton droit de la souris.
Cliquer sur Ouvrir base ...
En nom de serveur mettre :
Local pour une base cs situant sur votre propre machine ou
Nom du serveur sur lequel se trouve la base (Ex :VOTRE SERVEUR)
ouvrir
double cliquer sur la base que vous voulez ouvrir.
Résultat :Un icône apparaît sur le bureau.
Double cliquer sur l'icône.
Cliquer une fois sur l'icône.
Appuyer sur la touche Suppr.
Répondre Oui.
Cliquer une fois sur l'icône.
Fichier/Base de documents/Supprimer.
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône.
Contrôle d'accès
Vous pouvez :
ajouter un utilisateur,
retirer un utilisateur,
renommer un utilisateur.
Chaque utilisateur a des droits d'accès
Les différentes sortes d'utilisateurs et leurs droits sont :
Gestionnaire : tous les droits sur la base,
Concepteur : ne peut modifier les droits, mais peut créer des vues, documents, etc...,
Editeur : peut lire et modifier tous les documents,
Auteur : Lire tout mais ne peut modifier que ses propres documents,
Lecteur : peut lire tous les documents mais ne peut en modifier aucun,
Déposant : ne peut que créer des documents,
Pas d'accès : n'a aucun accès à
la base.
Pour chaque type d'accès vous pouvez encore limiter
l'intervention de l'utilisateur en décochant les cases :
Créer des documents
Supprimer des documents
Créer des agents
Créer des dossiers personnels
Créer des dossiers partagés
Créer des agent Lotus script
Image de gestion des droits d'accès sur une base :
Une réplication est une copie de la base sur votre propre machine. Celle-ci reste cohérente avec celle se trouvant sur le serveur.
Si vous effectuez une réplication, un petit triangle apparaît en haut à droite de l'icône. Il vous permet de choisir entre un accès à la base locale ou à la base serveur.
L'accès à une base locale est recommandé
pour de grosses bases venant d'un serveur éloigné.
Mise en place d'une réplication :
Fichier réplication nouvelle réplique
Mettre le nom du serveur
Choisir la base en double cliquant
Mettre en nom de serveur destination (local).
Vous pouvez cocher la case : créer un index de recherche documentaire
si vous voulez effectuer des recherches rapides sur la base.
Cliquer sur OK.
Pour mettre à jour une réplication, cliquer sur l'onglet du bureau Réplication.
Puis sélectionner la réplication de votre base et
cliquer sur lancer.
Image de création de réplication :
Fichier Base de documents créer
Laisser local, si vous êtes un simple utilisateur.
Si vous êtes administrateur, vous pouvez créer une
base sur un serveur.
Donner un titre à votre base.
Donner un nom physique (Ne pas dépasser 8 caractères).
Cocher Indexer pour recherche documentaire, pour effectuer une recherche rapide dans votre base.
Puis choisir un modèle
(Forum : Discussion (R4) )
(Documents : Document library (R4))
etc ...
Ok
Pour avoir des informations sur les modèles (sélectionner
le modèle et cliquer sur à propos de).
Image de création de base :
L'optimisation de base est la compression d'une base afin que
celle-ci prenne moins de place sur le disque dur. Cette opération
est à faire quotidiennement pour une meilleur utilisation
du disque dur.
Cliquer sur l'icône avec le bouton droit de la souris.
Propriétés de la base.
i de information.
cliquer sur optimiser.
Cliquer sur l'icône avec le bouton droit de la souris.
Propriétés de la base
i de information
cliquer Activité utilisateur.
Cliquer sur l'icône avec le bouton droit de la souris
Propriétés de la base
Général
changer le titre dans l'onglet général.
Cliquer sur l'icône avec le bouton droit de la souris
Propriétés de la base.
Lancer.
Choisir dans le menu déroulant l'ouverture désirée.
.
Propriétés de la base.
Rechercher.
Créer Index ou supprimer index ou Mettre
à jour l'index.
Double cliquer sur l'icône avec une enveloppe.
Dans courrier en arrivée, il y a vos courriers.
Double cliquer sur l'icône avec une enveloppe.
Cliquer sur nouveau mémo.
Tapez votre texte.
Mettre dans Pour les destinataires.
Mettre dans cc les destinataires qui ont une copie du document.
Mettre dans ccc les destinataires qui ont une copie ne contenant pas la liste des destinataires.
ou cliquer sur Adresser (aide au choix des destinataires).
Mettre dans objet le sujet du courrier.
Mettre entre les crochets rouges le texte du courrier et les documents
attachés.
Vous pouvez accrocher un document en cliquant sur le trombone qui se trouve dans la barre d'outils en haut (sélectionner votre fichier).
Puis cliquer sur enregistrer comme projet pour l'enregistrer sans l'envoyer.
Cliquer sur Envoyer pour l'envoyer.
Cliquer sur Envoyer et archiver pour l'envoyer et garder une copie du document.
Cliquer sur option de distribution pour choisir l'importance du courrier, mise en place d'un accusé de réception, affichage d'un timbre, etc...
(chiffre correspond à crypter le document. Pour que le destinataire puisse le lire, vous devrez lui fournir la clef).
(signer correspond à mettre dans le document votre
numéro personnel, ce qui permet de valider l'expéditeur
du document.
Sélectionner un courrier dans courrier en arrivée.
Cliquer sur répondre.
Puis faire comme pour envoyer un mémo.
En plus vous avez la possibilité de répondre à
tous (i.e. envoyer une Copie Courrier à tous les utilisateurs).
Sélectionner dans courrier en arrivée un courrier.
Cliquer sur répondre avec historique.
Puis faire comme pour envoyer un mémo.
En plus vous avez la possibilité de répondre à
tous (i.e. envoyer une Copie Courrier à tous les utilisateurs).
Dans Courrier en arrivée se trouvent les courriers à votre intention.
Dans brouillons se trouvent les mémos enregistrés comme projet.
Dans Envoyer se trouvent les documents envoyés et archivés.
Dans Tout document se trouvent tous les documents reçus,
envoyés, archivés.
Cliquer sur New Main Topic.
En haut tapez le sujet.
En bas tapez le texte de la question.
Vous pouvez aussi ajouter des catégories afin de classer les documents.
save close.
Sélectionner la question en cliquant à gauche de la question (une coche apparaît).
Cliquer sur Response.
Mettre le sujet et le texte de votre réponse.
Cliquer sur parent preview pour voir la question.
Cliquer sur save et close.
Sélectionner la réponse en cliquant à gauche de la réponse (une coche apparaît).
Cliquer sur Response to Response.
Mettre le sujet et le texte de votre réponse.
Cliquer sur parent preview pour voir la réponse.
Cliquer sur save et close.
Par Auteur : by author.
Par catégorie : by catégorie
Remarques :
Le nombre de réponses de réponses est illimité.
Si votre base est une réplique vous pouvez mettre en place un index pour rechercher un thème bien précis.
Cliquer sur navigator et vous choisirez vos vues des documents par des icônes.
Une base de documents se gère de la même manière,
les réponses et réponses de réponses permettent
de classer les documents par thèmes.
Image de réponse de réponse :
Remarque :
Pour quitter un document sans le valider, Faire Fichier / Fermer.
Vous pouvez Copier et Collez des documents entier avec les icônes
(" aa " pour copier, ciseaux pour couper,
et pot de colle pour coller).
Problème : si vous ne pouvez vous connecter
à votre serveur préféré, demandez
à votre administrateur système de vérifier
vos ports, et le nom de votre serveur.
Groupware:Travail en groupe, Lotus Notes 4 est utilisé pour faciliter le travail en groupe.
Traiter des documents: éditer, imprimer, exécuter des documents.