Un projet de service

    Un projet de routier est un projet de service. Mais pour servir, il faut êtreconscient de ce qui se passe autour de soi, il faut avoir envie de servir.On peut distinguer 4 dimensions dans un projet de service :

1. Vouloir connaître ce qui se passe autour de soi : cela nécessite de
s’informer, de chercher, de rencontrer des personnes, de discuter parce que
tout ce qui existe n’apparaît pas de façon évidente et à grand renfort de
publicité.
2. Se sentir capable d’agir : la première réaction est de se dire qu’on n’y peut
rien, que certains problèmes ne sont pas de notre compétence, qu’il y en a
d’autres qui s’en occupent. Pourtant, en équipe, on peut agir, aider ceux qui
agissent déjà.
3. Vouloir agir avec compétence et pertinence : s’attaquer aux causes plutôt
qu’aux conséquences, agir avec la communauté, ... C’est ce que vise ce
cahier.
4. Partager son expérience : trop souvent, une fois qu’on a fini de faire ce
qu’on avait prévu, on s’arrête. Pourtant, il reste à faire connaître ce que l’on
a fait. Ainsi, d’autres verront ce qui se passe autour d’eux, ils auront envie
d’agir avec compétence et pertinence.

Un projet trouve toujours à son origine l’attention que quelqu’un porte sur une situation qu’il juge problématique dans une communauté particulière. « Faudrait faire quelque chose pour... » Mais ça ne s’improvise pas. Il se vit en effet avec des personnes qui resteront une fois les aides parties. Il faut éviter les attitudes paternalistes, la pitié, il faut éviter de savoir ce qui est bon pour les autres mais se « contenter » de comprendre la situation avec les yeux des personnes concernées et de faire avec elles et non pour elles.

    Il va falloir vérifier que l’idée de base convient à l’ensemble des routiers de l’équipe. Il est important avant de commencer un projet de s’assurer des « je dis oui », plutôt que des « je ne dis pas non ». Autrement dit, pour que toute l’équipe soit concernée et s’engage, il
faut être sûr que chacun l’accepte vraiment.Chacun dans l’équipe est venu pour y trouver quelque chose de bien particulier, pour y faire quelque chose. Avant de s’embarquer dans
un projet, il est bon d’en discuter, de vérifier que ce que l’on projette de faire convient aux attentes des membres de l’équipe. Il serait trop bête de se rendre compte, en cours de route, du manque de motivation d’une partie de l’équipe. Le projet que l’équipe choisira sera sa raison d’être, le lien entre ses membres. Il faut donc qu’il soit solide. Peut-être y aura-t-il plusieurs idées proposées, il faudra en choisir une et veiller à ce que chacun se l’approprie, l’accepte comme son idée et en mesure toute la portée.

    Des personnes vont donc se rassembler autour d’une même idée générale de service à rendre à une communauté. Toutefois, pour établir un véritable projet, il sera nécessaire d’approfondir et de redéfinir plu précisément cette idée.

Introduction
    Avant de véritablement s’engager dans un projet, il est bon que chacun, tant dans l’équipe que dans la communauté, se sente concerné par l’idée de base. Il faudra donc dans un premier temps discuter cette idée avec toutes les parties concernées, pour savoir si cela vaut la peine de s’engager plus en avant ou non, et dans quelle direction. Le projet, dès le départ, doit être imaginé comme étant une réalisation qui doit servir à la communauté visée. Il doit être utile pour les personnes qui seront touchées. Il doit aussi s’inscrire dans ce qui existe déjà, et par
conséquent ne pas se substituer à des initiatives déjà prises par d’autres. C’est pourquoi, les étapes de découverte de la communauté, de ses besoins et de ses ressources, qui seront développées dans la suite de ce document, sont importantes et doivent permettre d’affiner le projet pour le rendre la plus utile, le plus performant et le plus adapté possible, en fonction de la situation existante. Ensuite, il s’agira de construire le but et les objectifs du projet pour que l’équipe soit la plus efficace possible face au problème vécu dans la communauté et en fonction des solutions déjà mises en oeuvre. Tu remarqueras que les tâches et les résultats proposés dans ce document sont relativement précis. Cette approche rigoureuse peut paraître lourde et fastidieuse, mais elle permet de clarifier l’organisation des travaux pour établir un projet pertinent et précis, ainsi que l’évaluation claire des résultats. Plus la préparation sera précise, plus la réalisation sera facile. Les étapes se recoupent et nécessitent parfois des retours pour redéfinition, mais elles correspondent à un processus permettant de préciser de plus en plus finement le projet. Il est probable que certains points abordés doivent être aménagés en fonction de la situation. Le but n’est pas de te remettre un projet clé sur porte, mais de te fournir un outil que tu puisses exploiter à ta guise.Les Cahiers de la Route

    Il existe d’autres manières de pratiquer, celle qui t’est proposée ici a le simple avantage d’être construite et applicable pour bon nombre de situations et de circonstances. Tu remarqueras qu’il est souvent fait référence à une équipe menant le projet. Ce terme doit être compris de manière très large. Il ne se limite, en effet, pas à l’équipe de Routiers mais fait référence à toute équipe réalisant un projet de service. La grille reste donc applicable pour un engagement personnel dans un projet. Un engagement seul se réalisera dans un projet mené par une équipe de personnes concernées par la communauté et les problèmes qu’elle connaît.

    La démarche envisagée est de partir des besoins de la communauté qui sont à la base du problème et qu’il faudra donc identifier correctement. On les confrontera ensuite avec les ressources disponibles au sein et autour de l’équipe, pour arriver à définir un projet réalisable, mais néanmoins volontaire. On en déduira alors l’ensemble des moyens nécessaires, les tâches de chacun, la planification, ...

Idées
Choisir
Préparer
Découvrir la communauté
Identifier les besoins Identifier les ressources disponibles
Déterminer des objectifs
Définir les moyens d’action nécessaires
Planifier l’action
Réaliser
Evaluer
Fêter

3.1. : découvrir la communauté

    Les contacts avec la communauté contribueront, pour une part essentielle, à la bonne marche du projet. Dès le départ, il est donc important d’organiser ses contacts pour qu’ils soient les plus productifs et les plus clairs possibles.

3.1.1. Le comité de projet :

    Une solution est la création d’un « comité du projet », plus petit, regroupant des membres de l’équipe, de la communauté et, éventuellement, d’experts extérieurs. On veillera à ce que la taille de ce groupe soit limitée pour rester efficace, tout en assurant une bonne représentativité des groupes en présence. Il sera le lieu privilégié de la négociation et de la définition commune du projet et de son suivi. La première tâche du comité du projet est de rediscuter l’idée initiale de service et d’éventuellement opérer quelques changements, ajouts et retraits en fonction de ce qui est nécessaire, de ce qui existe, de ce qui a déjà été
fait, ... On aboutira ainsi à l’établissement des « termes de référence ». Ce document sera la référence de base justifiant le projet dans sa généralité. Il permettre à l’équipe et à la communauté de toujours garder en mémoire la direction à suivre dans les étapes futures du processus de mise en oeuvre du projet.

3.1.2. Etude de la situation de la communauté

    Parce que le projet se déroule pour, dans et avec une communauté, il est intéressant de connaître son fonctionnement et ses structures.
Il faudra identifier :
* les groupes en présence
* leurs structures
* leurs pouvoirsChapitre 3 : Préparer
* les personnes-clefs
* leurs aspirations, leurs demandes
* les liens
* les aides existantes

    Le projet doit toujours rester dans les limites du réalisable, et ces limites dépendront essentiellement des ressources disponibles (personnes, équipement, finances) qui seront étudiées plus en détail lors de la troisième étape, mais qui seront trouvées principalement au sein des groupes identifiés. Cette étude permettra aussi de se rendre compte des problèmes et des possibilités pour la communauté de se prendre en charge après le passage
de l’équipe. Peut-être qu’à la suite de cette étape, l’équipe devra recibler de façon plus
précise la communauté visée par le projet.

3.2. Développer l’aperçu initial du problème

    L’idée du projet sera venue de la réaction de l’équipe face à une situation problématique dans la communauté. Les problèmes que la communauté perçoit sont causés par des besoins auxquels il peut être nécessaire de répondre. Dans les étapes préliminaires, l’équipe aura pu rassembler un certain nombre de demandes. Il s’agit, dès lors, de clarifier les différents besoins et aspirations qui en sont l’origine, de la identifier le plus précisément possible, de leur donner un ordre de priorités, pour pouvoir en tenir compte et y répondre de manière
satisfaisante. Des difficultés ... Ce processus n’est en réalité pas simple et quelques remarques doivent être gardées à l’esprit :

1. Ce qui est un besoins pour moi, ne l’est peut-être pas pour l’autre. Il est
essentiel de voir « avec les yeux de l’autre » parce que c’est lui qui reste et
est responsable de son destin.

2. Il est d’abord important de faire la distinction entre les « besoins ressentis »
et les « besoins réels ». Les besoins exprimés sont souvent différents des aspirations profondes et véritables; parce qu’ils sont issus de la pression sociale, de la mode, d’un désir d’imiter les autres, ... parce qu’ils sont mal exprimés, parce qu’ils ne concernent que quelques individus dans la communauté, ...

3. De plus, certains désirs restent « latents » parce qu’ils ne peuvent être
clairement définis par la population.

4. Il faut savoir que, alors que les besoins humains essentiels sont absolus
manger, boire, dormir, ...), les moyens de les satisfaire sont relatifs et dictés
par des valeurs culturelles prévalant dans une société donnée. Il faut donc
considérer les demandes dans le contexte propre à la communauté, et pas
selon le système de valeurs de l’équipe, notamment lorsqu’il s’agit de leur
donner un ordre de priorités. ... et des trucs

Pour s’assurer du succès de cette phase, il faut tenir compte de plusieurs
choses :
 

1. Diversifier ses sources d’information : une comparaison entre diverses sources d’information permet de différencier les problèmes relativement simples des besoins plus profonds.
2. Un dialogue entre les différents groupes impliqués tout au long du
processus : pour faire naître et développer un climat de confiance
mutuelle, propice à la découverte de l’autre.
3. Eviter les attitudes paternalistes et condescendantes : arriver en grands seigneurs possédant l’exclusivité du savoir est une erreur, à la fois au niveau intellectuel et psychologique ainsi que pour les résultats du processus. Les personnes concernées par un problème sont les mieux placées pour le connaître.
4. Le but de ce processus d’identification des besoins n’est pas de « dicter » ou de « décider » quels sont les besoins de la communauté mais d’aider la communauté à les découvrir. Le rôle de l’équipe, ici, sera donc de susciter, de clarifier, d’organiser la réflexion, de structurer les résultats, de les analyser pour en faire ressortir des hypothèses et des points d’action, mais en tout cas pas de dicter le contenu. L’équipe est ici à l’écoute de la communauté.

3.2.2. Identifier les causes et les conséquences du problème :

    Pour maîtriser correctement un problème ou une difficulté, en vue d’y apporter une solution, il faut en connaître les causes et les différentes conséquences. En distinguant ainsi le besoin, ses causes et ses conséquences, on identifiera plus facilement les points d’actions intéressants, ainsi que certains liens existant entre différents besoins. Pour identifier ces causes et ces conséquences, on pourra :
* en parler avec des spécialistes, les autorités compétentes ou les autres
organisations et institutions concernées (A.S.B.L., O.N.G., agence
spécialisée, ...);
* se procurer des études déjà effectuées;.
* s’informer sur des projets similaires à celui de l’équipe, existant ou ayant
existé;
* en parler à nouveau dans la communauté;
* observer, effectuer des recherches au sein de la communauté;
* ...
    Les résultats permettront d’aborder le problème dans le bon sens, de s’attaquer aux causes plutôt qu’aux conséquences, et aux bonnes causes plutôt qu’à n’importe quoi. Il permettront aussi d’imaginer une action en tenant compte de ce que font d’autres et d’ainsi agir ensemble.
Il faudra être attentif à ce que nous appellerons les conséquences en cascade. Un problème est la conséquence d’une cause. Cette cause n’est-elle pas elle-même la conséquence d’une autre cause. Il faudra donc veiller à remonter à la source réelle du problème, sans toutefois exagérer le processus pour en arriver à « si Eve n’avait pas croqué la pomme ... ».

3.2.3. Estimer l’évolution future du problème :

    L’action de l’équipe s’inscrit dans le futur de la communauté. Les difficultés qu’elle rencontre au moment de l’élaboration du projet et de sa planification auront très certainement évolué en bien ou en mal. Et c’est face à cette situation nouvelle que l’équipe et la communauté se retrouveront au moment de la réalisation du projet. Il est donc important de se faire une idée de cette situation future, de voir dans quel sens elle évolue, pour ne pas agir
à contretemps. De même, une fois le projet en route, les circonstances ne cesseront de
changer. L’équipe devra être capable de s’adapter au plus vite afin que le projet ne perde pas de son utilité et de sa pertinence. Pour cela, il est bon de se faire une idée des conséquences de tels changements possibles et de voir comment l’équipe et la communauté peuvent y faire face le plus rapidement et le plus facilement possible. Il faut également se rendre compte que la réponse à un besoin d’une communauté change sa situation et son statut. On essayera de voir si la communauté est prête à gérer cette nouvelle réalité pour elle et, le cas
échéant, imaginer comment l’amener à y faire face.

3.3. : identifier les besoins (ressources disponibles)

    Les limites d’un projet sont souvent déterminés par les ressources humaines, matérielles et financières. L’équipe doit donc prendre conscience de ces limites. Une liste reprendra l’ensemble des ressources disponibles recensées sur base de l’idée générale du projet.
pour effectuer ce recensement, il est important de se placer dans une vision à long terme en considérant que la communauté sera amenée à « s’en sortir seul ». L’équipe n’est, en effet, que de passage au sein de celle-ci. Par contre, le projet une fois mis en oeuvre devra continuer.
On pensera donc à favoriser les ressources mobilisables par la communauté.

3.4. : déterminer le but et les objectifs

    L’équipe possède maintenant les éléments pour affiner et définir correctement son projet afin qu’il soit le plus utile à la communauté, et qu’il soit réaliste par rapport aux ressources disponibles. C’est lors de cette étape que le projet va véritablement prendre forme à
partir de l’idée de base (termes de référence) et des résultats des étapes précédentes. Le projet gagnera ainsi en pertinence et en « réalisabilité ». L’idée est de déterminer le but et les objectifs du projet en confrontant les besoins de la communauté et les ressources dont l’équipe peut disposer. Ce sont, en effet, ces deux réalités qui dirigeront et limiteront le projet. Les résultats de cette étape-ci devront permettre de répondre le plus précisément possible aux questions : quoi, pour qui, où, comment ?
Démarche priorités but général bjectifs du projet de la communauté du projet selon les étapes de réalisations) Enoncé des priorités A partir de l’identification des besoins, de la description du problème, du relevé des ressources et des « termes de référence du projet », issus des étapes précédentes, il est possible de déterminer un énoncé des priorités auxquelles la communauté doit faire face. Les priorités visées ici auront un lien direct ou indirect avec l’idée de base émise dans les termes de référence. Cet énoncé doit montrer comment le projet s’inscrira dans ces priorités et servira la communauté dans la satisfaction de ses besoins, et dans l’ensemble de son fonctionnement et de ses plans.
Définir le but du projet Le but du projet reprend la réponse au « quoi ? », il consiste en un énoncé de ce que le projet essaie, en fin de compte, de réaliser. Il sera énoncé en fonction de(s) priorité(s) que le projet veut rencontrer. Il devra par ailleurs, et bien entendu, être en concordance avec les termes de référence émis lors de la première étape. Définir les objectifs du projet Les objectifs font référence aux différents éléments du projet qui sont nécessaires pour atteindre le but. On doit y montrer aussi la relation qu’il y a entre le projet et les objectifs, et spécifier la façon et les personnes qui pourront bénéficier du projet (« qui ?, où ?, comment ? »). Dans cette étape de fixation des objectifs, l’équipe doit être à la fois ambitieuse et réaliste.

    Les objectifs doivent être opérationnels, c’est-à-dire réalisables et évaluables. Mais ce souci de réalisme ne doit pas interdire à l’équipe de se dépasser. Elle doit notamment raisonner sur base de ressources qu’elle peut obtenir au cours de la réalisation du projet plutôt qu’en terme de ressources directement disponibles.
démarche :

1. déterminer des étapes
2. déterminer pour chacune des étapes de réalisation un objectif précis et évaluable
définir les moyens d’action

Moyens nécessaires :

Une fois que les objectifs sont précisés, on peut établir une liste des moyens indispensables à leur réalisation. Les moyens nécessaires différeront des ressources disponibles de deux façons :
* certains moyens manqueront (moyens à trouver).
* certaines ressources disponibles ne seront pas nécessaires.

    On précisera, dans chacun des cas, leur provenance et leur utilisation précise. C’est ici qu’on utilisera les résultats de l’identification des ressources (troisième étape). On privilégiera l’utilisation de ressources, principalement humaines, disponibles au sein de la communauté. Ce sont, en effet, ces ressources qui permettront à la communauté de continuer le projet lorsque l’équipe sera partie. C’est ici aussi qu’après avoir établi un parallèle entre les moyens nécessaires et les ressources disponibles, il faudra imaginer les lieux de formation possibles et nécessaires.

    On établira une liste des frais, en distinguant bien les dépenses d’établissement, qui ne se présenteront qu’une seule fois et pourront être amorties sur une longue période de temps, des frais de fonctionnement qui, eux, se représenteront régulièrement, au fur et à mesure du déroulement du projet. Les sources de financement disponibles La plupart des projets devraient tendre à leur autonomie financière, et tous doivent être, en tous cas, supportables par la communauté. Les revenues générés par le projet devraient alors servir au fonctionnement et au développement du projet. Le budget devra montrer cette autonomie.
Les autres sources de revenus peuvent provenir de subventions, d’autres institutions, de prêts bancaires, ou d’activités de collectes de fonds organisées par l’équipe. Deux documents résulteront de cette étape : une description des ressources (humaines et matérielles) et un budget (finances).

    Comme le projet dans son entièreté, l’évaluation doit être faite en partenariat avec la communauté. Elle devra donc être mise au point avec les personnes concernées (par exemple au sein du comité de projet). Identification des indicateurs de l’évolution : On trouvera des éléments du projet qui peuvent être mesurés. Ces éléments permettront d’évaluer l’état d’avancement du projet en cours de route. Ces éléments seront identifiés comme des indicateurs de l’évolution du projet. Il faut naturellement que ces indicateurs aient des liens précis avec les objectifs définis plus haut.

Décrire les moyens et les dates de l’évaluation :

    La façon dont on évalue un événement précis change d’un cas à l’autre. Il est utile, dès le départ, de préciser la manière et les moyens qui permettront l’évaluation des indicateurs. Il faudra également fixer les dates de ces évaluations. Les dates devront correspondre au plan de travail du projet.

Les événements non mesurables :

    Les événements les plus importants ne sont pas facilement mesurables. Il s’agit de l’accroissement, au sein de la communauté, de la compréhension et de la motivation pour agir, afin d’améliorer la vie dans la communauté. Les activités ultérieures au sein de la communauté pourront servir de guide dans l’évaluation de ces éléments. Dans ce type d’évaluation indirecte, il est important dès le départ, d’identifier les éléments à observer et les relations qu’ils ont avec l’événement à évaluer. On établira un tableau d’évaluation, qui sera complété au fur et à mesure de la mise en oeuvre du projet. L’évaluation devra être continue et être exercée par toutes les personnes concernées. Les réunions d’évaluation se tiendront donc régulièrement entre l’équipe et les autres personnes concernées, pour que chacune des parties
puisse exprimer son jugement et faire part de son expérience.

    Le comité du projet est le principal lien organisé entre la communauté et l’équipe. Son premier rôle fut de déterminer les termes de référence du projet, il doit évoluer au cours de la mise au point et de la mise en oeuvre du projet. Sa mission deviendra alors plus celle d’un comité de gestion du projet. Il faudra, dès lors, préciser ses méthodes et sa fréquence de travail pour la mise en oeuvre du projet. Définition des tâches et des responsabilités.
Chacune des personnes doit connaître la place et le rôle qu’elle doit remplir dans l’élaboration et la mise en oeuvre du projet. On définira donc les tâches et les responsabilités de chacun, dans des termes évaluables. On précisera également le type d’évaluation de son travail, les dates, ainsi que les outils à disposition, les outils nécessaires et les formations. Cette façon de faire est apparentée à la technique des contrats, qui clarifie l’engagement de chacun dans le projet. La répartition des tâches et des responsabilités devra tenir compte des talents,
aptitudes et envies.
 

Départ de l’équipe

    Un aspect fondamental de la réussite d’un projet de partenariat réside dans sa continuité, au-delà de l’équipe. Il faudra donc sans cesse penser à construire le projet pour que celui-ci reste performant même après le départ de l ‘équipe. Il est dès lors bon de :
* prévoir, dès le départ, le moment où l’équipe peut disparaître sans compromettre le projet.
* prévoir une distribution des responsabilités en conséquence.

Préparation du plan de travail (échéancier).

    Le calendrier des activités de réalisation du projet peut se faire en 4 étapes :
* faire la liste, dans l’ordre de réalisation, des activités prévues
* marquer l’activité principale du temps zéro (0)
* prédater les autres activités, en estimant le nombre de semaines avant ou après le temps 0
* calculer les dates exactes auxquelles les activités doivent être terminées.

On en retirera un calendrier précis des activités, dont on tiendra compte pour
fixer les moments d’évaluation.

Rédaction de la proposition de projet.

    Cette dernière étape sert à revoir les résultats de chacune des étapes du processus, les rassembler, les synthétiser, et en vérifier la cohérence. On peut procéder de la manière suivante :
* revoir toutes les étapes prévues,
* rédiger un résumé du projet en une page,
* rédiger l’ébauche du projet,
* rassembler les différents documents en annexe,
* soumettre la proposition de projet à l’ensemble des gens concernés.
 
 

    La réalisation du projet sera d’autant plus facile que sa préparation est minutieuse. On veillera toutefois à bien se tenir à ce qui a été prévu. Cette réalisation est un moment important puisque c’est la finalité de la présence de chacun dans l’équipe. Pour que l’équipe réalise effectivement son projet et ses ambitions, il faut que chacun participe à la tâche.
Ceci n’est possible que si chaque individu dans le groupe trouve la place qui lui convient, le rôle qui lui permet de progresser, de se mettre au service de l’ensemble et des autres. Il est donc important de veiller à la bonne répartition des tâches, à l’opportunité des contrats individuels. Dans le même temps, il est important de veiller à la cohérence et à la cohésion
de l’équipe. C’est pourquoi il est parfois utile de se ménager des moments de détente ou de réflexion. évaluer l’avancement du projet Grâce aux résultats de la 6ème étape, on connaît la démarche et les dates de l’évaluation et on possède des outils.
L’évaluation portera sur les schémas prévus par :
* les objectifs,
* l’échéancier,
*les contrats des individus.

    Une révision des échéances, des tâches et des objectifs est possible mais doit
rester exceptionnelle, et ne pas rompre avec les termes de référence et le but du projet.

Continuer

    On a déjà souvent fait référence à l’importance de préparer le départ de l’équipe dans les faits (dates et responsabilités) et dans les mentalités. Il faudra constamment rappeler que l’équipe est de passage et que la communauté reste et doit se prendre en charge, sans elle.

    Après le projet, l’équipe évaluera sa réussite, chacun évaluera la place qu’il occupe et a occupé dans le projet ainsi que dans l’équipe. On n’oubliera pas de se repencher sur ce que l’équipe avait décidé :
* le but
* les objectifs
* le tableau d’évaluation
* la répartition des responsabilités et des tâches (les contrats)

    On évaluera ce que chacun en a retiré comme expériences, sentiments, projets, ... et de quelle manière on a évolué. On évaluera aussi les liens avec la communauté. L’équipe n’oubliera pas d’envisager la suite à donner au projet et la manière de le faire connaître, de le répercuter pour que d’autres s’y intéressent.

    Il est important de se donner encore le temps de se retrouver en dehors du projet. Une fête et un moment privilégié pour cela. « Si quelque chose de fort a été vécu, c’est tout naturellement que le groupe aura envie d’exprimer sa fierté et sa joie et de la partager. Il est important de permettre de raconter ce que l’on a vécu et, éventuellement, de le marquer par un signe qui en soit le souvenir. Il est même utile de présenter ce qui a été fait (montage dias, vidéo, ...) afin de motiver d’autres à l’esprit de service et de faire passer les valeurs dont on a soi-même vécu). » (extrait du Cahier de l’Aumônerie « Servir », FSC, 1994)
 

source: Fédération Catholique des Scouts Baden-Powell de Belgique

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