Pratique de l'Excel 2000  Retour

1. Présentation de la fenêtre principale

2. Qu’est-ce qu’un classeur ?

3. Qu’est-ce qu’une feuille de calcul ?

4. Qu’est-ce qu’une cellule ?

5. Qu’est-ce qu’une formule sous Excel ?

6. Comment ouvrir et fermer un classeur Excel ?

7. Comment enregistrer un classeur Excel ?

8. Comment effectuer des sommes automatiques en lignes et en colonnes ?

9. Comment élaborer des formules dans une feuille de calcul ?

10. Comment appliquer une même formule à d'autres cellules, colonnes ou lignes ?

11. Comment changer le format des cellules ?

12. Comment créer un graphique à partir des données d'une feuille de calcul ?

13. Comment insérer une feuille de calcul Excel dans le Word 2000 ?

14. Comment créer différentes formules de calcul complexes ?

L’Excel 2000 est un tableur puissant qui intègre en plus un gestionnaire de données, un grapheur ainsi qu’un langage de programmation très puissant qui est le Visual Basic.

1. Présentation de la fenêtre principale

Pour lancer l’Excel 2000, cliquez sur son icône de raccourci dans le sous-menu Programmes du menu Démarrer. Sinon, le fichier exécutable de l'Excel s'appelle Excel.exe (type Application dans l'Explorateur) et se trouve dans le sous-dossier Office

(Le chemin est généralement C:\Programs Files\Microsoft Office\Office).

 2. Qu’est-ce qu’un classeur ?

La notion de classeur n’est apparue qu’à partir de la version 5.0 de l’Excel de MicroSoft. Un classeur n’est en fait que le regroupement de plusieurs feuilles (feuille de calcul, feuille graphique ou feuille macro) dont le nombre ne peut excéder 255. Lorsque vous ouvrez un fichier sous WORD 2000, c’est d’un document qu'il s’agit, par contre, sous EXCEL 2000, c’est d’un classeur qu'il s’agit. Le nom d’un classeur ouvert figure sur la barre des titres de la fenêtre principale de l’Excel 2000.

3. Qu’est-ce qu’une feuille de calcul ?

Les tableurs sont des logiciels spécialisés dans la manipulation des chiffres. Ces chiffres sont disposés dans un lieu de travail appelé "feuille de calcul". Sous Excel 2000, la page quadrillée du classeur sur laquelle vous pouvez commencer à saisir est une feuille calcul. La feuille active apparaît au bas de l'écran avec l'aspect ci-dessous (voir légende).

Ces feuilles peuvent être nommées pour être plus explicites, par exemple, vous pouvez attribuer à chaque feuille un mois. Pour cela, cliquez à l'aide du bouton menu de la souris sur la feuille active (ou une autre) et cliquez sur la commande Renommer du menu contextuel qui apparaîtra.

 

 

Ensuite, saisissez directement le mois cible, par exemple, Janvier et appuyez sur la touche Entrée.

4. Qu’est-ce qu’une cellule ?

Les feuilles de calcul sont constituées de cases appelées "cellules". Chaque case est repérée par des coordonnées, une lettre pour les colonnes et un chiffre pour les lignes. La première case de la feuille de calcul porte le repère A1. Toutes les opérations arithmétiques ou non peuvent être effectuées par colonne ou par ligne.

5. Qu’est-ce qu’une formule sous Excel ?

Les formules permettent d'effectuer des opérations, notamment arithmétiques, sur une feuille de calcul. Les formules combinent des valeurs constantes et des opérateurs (arithmétique, de comparaison et de texte) qui permettent, quant à eux, de spécifier le type d'opération.

 Toutes les formules saisies dans les cellules de l'Excel 2000 doivent être précédées du signe égal "=".

6. Comment ouvrir et fermer un classeur Excel ?

Tout comme pour le Word 2000, pour ouvrir un classeur, cliquez sur la commande Ouvrir du menu Fichier, sinon, cliquez sur le bouton Ouvrir ci-dessous.

 L’extension des fichiers Excel est XLS. Cependant, l’Excel 2000 permet d’ouvrir et de convertir des fichiers provenant d’autres applications ou d’autres tableurs que vous retrouverez dans la liste de " Type de fichier ".

Une fois que vous appuyez sur le bouton Ouvrir, la boîte de dialogue Ouvrir apparaîtra dans laquelle vous sélectionnerez le dossier puis double-cliquez sur l’icône du fichier classeur cible.

Pour fermer un classeur, cliquez sur la commande Fermer du menu Fichier, sinon, cliquez sur la croix de sa fenêtre située en dessous de celle de la fenêtre principale de l’Excel.

Pour ouvrir un nouveau classeur vierge, cliquez directement sur le bouton Nouveau ci-contre.    

7. Comment enregistrer un classeur Excel ?

L'enregistrement d'un classeur Excel s'effectue de la même manière que l'enregistrement d'un document Word, il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer ou de cliquez sur la commande "Enregistrer sous…" du menu Fichier. Ensuite, sélectionnez le lecteur et le dossier dans lequel vous enregistrerez votre classeur et cliquez sur le bouton Enregistrer de la boîte de dialogue "Enregistrer sous".

8. Comment effectuer des sommes automatiques en lignes et en colonnes ?

Pour calculer la somme d’une colonne, il faut mettre en surbrillance les cellules concernées comme sur l’illustration ci-dessous qui représente les dépenses de Amina. Ensuite, cliquez sur le bouton " Somme automatique " ci-contre.

 

La somme de cette colonne sélectionnée se placera directement dans la cellule du dessous (dans la cellule B7 sur l’illustration précédente). Il est également possible de sélectionner plusieurs colonnes et d’appuyer sur le bouton Somme automatique pour obtenir directement les totaux des quatre personnes de l’illustration précédente, par exemple.

Pour effectuer les sommes en ligne, il faut procéder de la même manière que précédemment, seulement, il faut sélectionner la ou les lignes concernées. (Dans notre exemple, cela reviendrait à calculer les dépenses en pain des quatre personnes.). Ensuite, cliquez sur le bouton Somme automatique.

 9. Comment élaborer des formules dans une feuille de calcul ?

La barre des formules, qui contient la zone de saisie et les boutons concernant l’élaboration des formules, vous est montrée sur l’illustration ci-dessous.

Dans la zone de saisie, commencez par saisir le signe égal "=" ou cliquez sur le bouton le représentant (à droite du bouton de validation de formule, voir illustration précédente).

Utilisez des parenthèses pour établir vos formules. En effet, la formule 6+8/2 donne 10 car l'Excel interprète l'addition du nombre 6 avec le nombre 8/2 qui est égal à 4, la formule (6+8)/2, quant à elle, donne le résultat 7. Donc, si vous voulez par exemple additionner plusieurs valeurs et les diviser par une somme de valeurs, mettez l'addition des nombres entre parenthèses, séparée de l'addition de la division elle même également entre parenthèses comme suit :

(A1+A2+A3+…+ An)/(B1+B2+B3+…+Bn)

Alors méfiez-vous et utilisez de préférence les parenthèses pour éviter des résultats erronés.

Nous allons prendre comme exemple "le calcul de la moyenne générale des élèves et d'une classe". Nous allons commencer par saisir les matières et les élèves. Si une colonne ou une ligne n'est assez large ou haute, pointez alors sur la séparation des colonnes ou des lignes jusqu'à l'obtention du pointeur de redimensionnement vertical ou horizontal comme sur l'illustration ci-dessous.

Puis une fois tout mis en forme, saisissez les notes des différents élèves dans toutes les matières de la classe. Vous obtiendrez le tableau ci-dessous.

On supposera les coefficients suivants pour les matières : 2 pour l'histoire, 8 pour les mathématiques, 2 pour les sciences naturelles, 2 pour l'arabe et 5 pour la physique & chimie.

Pour calculer la moyenne générale du premier élève, cliquez dans la zone de saisie des formules en ayant au préalable rajouté une colonne nommée "Moyenne générale" et en ayant également activé la cellule correspondant au premier élève (voir ci-dessous).

Commencez par inscrire le signe égal puis saisissez la formule qui calcule la moyenne générale de l'élève comme ci-dessous (la somme des moyennes des matières multipliée par leurs coefficients, le tout divisé par le total des coefficients).

 Dans les formules, ne saisissez jamais les valeurs contenues dans les cellules ; Ce qu'il faut c'est saisir les références ou l'adresse des cellules (la lettre de la colonne et celle de la ligne, par exemple la cellule A1).

Une fois la formule saisie, appuyez sur la touche Entrée et la valeur apparaîtra dans la cellule active comme sur l'illustration ci-dessus pour la cellule G2.

Pour calculer la moyenne de la classe par matière, établissez la formule suivante dans la ligne en dessous du dernier élève (5) pour chaque matière :

(B2+B3+B4+B5+B6)/5 (Notes des élèves dans la matière histoire divisées par leur nombre).

Sinon, pour calculer plus rapidement et pour éviter de saisir les références des cellules, sélectionnez les cellules contenant les notes de la matière comme ci-dessous et cliquez sur le bouton Somme automatique ci-contre.  

Ensuite, cliquez sur la cellule contenant la somme effectuée et complétez la formule dans la zone de saisie des formules. Vous trouverez la formule suivante : "=SOMME(B2:B6)" que vous compléterez par "/5" (nombre des élèves) comme sur l'illustration ci-dessous.

10.    Comment appliquer une même formule à d'autres cellules, colonnes ou lignes ?

Pour appliquer une formule à d'autres endroits de la feuille de calcul, il suffit d'utiliser la fonction Copier/Coller ou de se servir de la poignée de recopie qui se trouve sous la forme d'un petit carré noir en bas à droite d'une cellule.

Dans le cas de notre exemple précédent "calcul de la moyenne générale des élèves", une fois la formule établie pour le premier élève dans la cellule G2, il suffit de cliquer sur la poignée de recopie, de maintenir le bouton sélection de la souris enfoncé et de glisser la souris jusqu'à la dernière cellule correspondant au dernier élève de la liste soit encadrée comme ci-après.

Avec la fonction Copier/Coller, sélectionnez la cellule contenant la formule à copier et cliquez sur le bouton Copier ci-contre.

Puis placez-vous sur la cellule cible ou sélectionnez l'ensemble des cellules cibles et cliquez sur le bouton Coller ci-contre.

 Vous pouvez utilisez également les fonctions Copier/Coller à partir du menu Edition et dans les menus contextuels à l'aide du bouton droit de la souris.

Dans l'exemple précédent, si vous copiez la formule de la moyenne de la classe par matière et la collez dans la cellule qui fait l'intersection entre la colonne de la moyenne générale des élèves et la ligne de la moyenne par matière, vous obtiendrez la moyenne générale de la classe (voir ci-dessous, cellule G7).

11. Comment changer le format des cellules ?

Vous remarquerez que dans la colonne moyenne générale de l'illustration ci-dessus, les chiffres ont un format avec six chiffres après la virgule. Généralement, deux chiffres après la virgule suffisent. Pour changer le format, sélectionnez les cellules concernées et cliquez sur la commande Format comme ci-après.

Sinon à l'aide du menu contextuel, cliquez sur la commande "Format de cellule" (voir ci-dessous).

Apparaîtra alors la boîte de dialogue "Format de cellule". Sélectionnez la catégorie Nombre (1 sur de l'illustration ci-dessous) et réglez le nombre de décimales (2 sur la même l'illustration) dont vous pouvez voir l'aperçu (3 sur l'illustration).

A la fin, cliquez sur le bouton OK de cette boîte de dialogue et le format sera automatiquement changé pour les cellules, lignes ou colonnes sélectionnées.

Vous pouvez selon la catégorie et l'onglet de la boîte de dialogue "Format de cellule" changer la police de caractères, l'alignement, le motif, etc. des cellules sélectionnées (voir exemple ci-dessous).

12. Comment créer un graphique à partir des données d'une feuille de calcul ?

Les données d'une feuille de calcul peuvent être représentées par un type de graphique afin d'être plus explicites et d'une lecture plus facile. Il suffit pour cela de sélectionner les cellules de la feuille de calcul contenant les données à représenter graphiquement et de cliquer sur le bouton de l'assistant graphique ci-contre. La boîte de dialogue suivante apparaîtra.

Dans cette boîte de dialogue choisissez le type de graphique et le sous-type de graphique. Pour visualiser votre choix, maintenez le bouton "Maintenir appuyé pour visualiser" enfoncé. Une fois que le choix vous satisfait, cliquez sur le bouton Suivant. L'illustration (étape 2 sur 4 ) suivante apparaîtra.

Choisissez dans la rubrique "Série en" lignes ou colonnes. Dans notre exemple précédent, le choix "Lignes" nous donnerait un graphique représentant les matières en abscisses et les notes (<20) en ordonnées. Par contre, le choix "Colonnes", nous donnerait un graphique représentant les élèves en abscisses et leurs notes dans les différentes matières en ordonnées.

Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant. Sur l'illustration (étape 3 sur 4) qui apparaîtra, donnez un titre au graphique, aux axes des abscisses et des ordonnées comme ci-dessous.

Ensuite, cliquez toujours sur le bouton Suivant. L'illustration suivante (étape 4 sur 4) apparaîtra.

Sur cette illustration, choisissez si vous voulez insérer votre nouveau graphique dans une nouvelle feuille ou en tant qu'objet sur la feuille dans laquelle vous avez sélectionné les données et cliquez sur le bouton Fin.

Le graphique vous apparaîtra comme suit.

 

Vous pourrez le modifier à votre guise en le réduisant ou en l'agrandissant, en le sélectionnant et en utilisant les pointeurs de redimensionnement. Vous pourrez aussi modifier le type de graphique, les objets du graphique, etc., en utilisant la barre d'outils Graphique ci-dessous.

13. Comment insérer une feuille de calcul Excel dans le Word 2000 ?

Vous pouvez cliquer sur le bouton "Insérer une feuille de calcul Excel" , de la barre d'outils Standard, qui fonctionne de la même manière que le bouton "Insérer un tableau". Ensuite, vous pouvez travailler comme vous avez l'habitude de le faire sur une feuille de calcul et cliquez à la fin dans n'importe quel endroit de la page Word pour la quitter. Pour modifier cet objet Excel, il suffira de double-cliquer dessus. Pour agrandir ou diminuer la taille de cette feuille de calcul intégrée au Word, il faudra pointer dessus jusqu'à l'obtention des pointeurs de redimensionnement horizontal ou vertical, cliquer et glisser la souris jusqu'à l'obtention de la taille souhaitée. Une fois terminé, relâchez le bouton de la souris.

Sinon, si votre feuille de calcul est déjà saisie et mise en forme sous Excel, la meilleure façon pour l'insérer dans le Word est d'utiliser la fonction Copier-Coller. Pour cela, sélectionnez les cellules cibles (colonnes et lignes) et cliquez sur le bouton Copier. Ensuite, basculez vers le Word si l'application est ouverte sinon lancez-la et placez le point d'insertion à l'endroit où vous voulez insérer la feuille de calcul. Ensuite, cliquez sur le bouton Coller du Word et la feuille de calcul sera insérée sous la forme d'un tableau habituel de Word que vous pourrez modifier à souhait.

14. Comment créer différentes formules de calcul complexes ?

Excel 2000 comprend énormément de fonctions pour organiser ou analyser des données. Un bouton "Coller une fonction" de l'Excel 2000 vous permet d'accéder à cette bibliothèque de fonctions et vous guide pas à pas afin pour leur insertion. Pour cela, cliquez sur le bouton "Coller une fonction" ci-contre.

 Vous pouvez également insérer des graphiques de l'Excel 2000 au moyen de la fonction Copier-Coller dans le Word 2000.

La boîte de dialogue "Coller une fonction" apparaîtra comme ci-dessous.

Dans la partie gauche de cette boîte de dialogue, sélectionnez la catégorie de fonction et choisissez le nom de la fonction dans sa partie droite. La structure de la fonction ainsi qu'une brève description sont affichées en bas de cette boîte de dialogue. Une fois terminé, cliquez sur le bouton OK. Ensuite, utilisez la fonction comme il se doit ; si vous avez des difficultés, consultez l'aide en ligne de ces fonctions afin d'accéder à leur syntaxe.

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