La collecte
Cerner les besoins réels en information : qui, quoi et
quand
Qui pose la question et à qui s'adresse la réponse?
Cela a un impact sur la rédaction de votre réponse mais aussi
sur les documents qui vous devrez fournir (devez-vous juste rédiger une
réponse ou aussi y joindre certains documents que vous avez trouvé).
Quoi : avant de partir directement dans une recherche, il convient de
bien delimiter le contexte de la demande. Nous pouvons distinguer 2 grands types
de demandes :
- est-ce pour répondre à une question :
- est-ce une question unique : vous devez juste trouver une information
et ne pas donner suite à cette question. Une simple requête
dans un outils de recherche du web est généralement suffisante.
- est-ce une question recurrente : comme le cas précédent,
une simple recherche dans un outils de recherche du web suffit généralement.
Cependant ensuite il convient de bien classer le / les résultat(s)
afin de pouvoir les retrouver (voir la gestion
des signets).
- est-ce pour constituer un dossier documentaire :
- limité dans le temps : il faut dans un premier temps faire
un état des lieux afin de voir quels types de sites existent
et quels sont ceux qui sont intéressant. Une fois trouvés,
validés et classés,
il convient de suivre sur la période de la réalisation
du dossier, les informations propres à ces sites. Pour ce faire,
l'utilisation d'un outil de veille est nécessaire. Dans ce cas,
il n'est pas nécessaire de réfléchir au stockage
des informations.
- constituer un dossier documentaire dont il faudra suivre les évolutions
: comme le cas précédent, si ce n'est qu'il faut réfléchir
à un moyen de stocker l'information.
Nous pouvons distinguer plusieurs types de documentation :
- la documentation pour la prise de décision;
- la documentation pour la veille et l'alerte;
- la documentation d'appui logistique aux activités;
- la documentation pour le développement des compétences;
- la documentation pour mémoire.
Quand : combien de temps avez-vous pour répondre à
la demande et sur combien de temps devez-vous trouver des informations.
La réponse à une question demande de trouver le document le plus
récent. dans le cas de dossier, il vous faut bien souvent constituer
un corpus de documents délimités dans le temps.
Quelles sources d'informations : où et comment
Nous pouvons distinguer 2 sources d'informations, et avant toute recherche
il convient de réfléchir au lieu où on peut trouver cette
information (tout en sachant qu'elle peut provenir de différentes sources.
Plus il y a de source, mieux c'est).
- sources formelles : elles sont sur un support :
- papier : journaux, lettres, ...
- sources électroniques :
- CD, DVD, disquettes, ...
- Internet : web, forums, listes de
discussion, .... On peut trouver à peu près toutes
les informations possibles sur Internet, cependant, elles ne sont
pas toutes en libre accès. Ne pas être en libre accès
ne signifie pas être payant. Dans certains cas, une communauté
s'est formée et demande juste de connaître ses membres.
- sources informelles : cela correspond à ce qui n'existe
pas encore sous forme écrite, ou qui n'existera pas sous forme écrite.
Elles sont principalement orales. 2 sources sont à noter :
- le réseau des connaissances : une rencontre ou un coup de téléphone
sont souvent les plus simples moyens pour avoir une information
- les colloques, forums, expositions : dans ce dernier cas, il convient
d'abord de se faire connaître, d'être bien identifier.
L'information est elle-même classée selon sont accessibilité
:
- information blanche : accessible à tous
- information grise : plus de valeur ajoutée
- information noire : sources informelles (réseaux)
Quelle information devez-vous fournir
Une fois que vous avez délimiter votre périmètre de recherche,
il vous faut réfléchir à la réponse que vous devez
fournir. Nous pouvons distinguer 2 types d'informations :
- information primaire : l'information que l'on doit réaliser,
la rédaction d'une synthèse ou d'un dossier.
- information secondaire : celle que l'on a trouvé, l'information
qui existe déjà.
Dans beaucoup de cas, il y a un mélange de ces 2 types d'information.
Le problème, lorsque l'on a qu'une information au format électronique,
est souvent l'intégration des différents documents trouvés
au sein d'un document unique. Cette difficulté vient principalement de
l'hétérogénéité des formats des documents
trouvés. Vous pouvez avoir des documents au format html, pdf, doc, ....
Il convient donc de réfléchir au moyen le plus simple d'intégrer
toutes ces sources.
Pour en savoir plus